Vom Konzern bis zum Mittelstand, vom selbstständigen Einzelunternehmer bis zu den privaten Haushalten – der finanzielle Druck wird immer höher. Und damit die Frage: Wie erreichen wir mehr mit weniger? Der Fokus liegt auf effizienteren Arbeitsabläufen, um die Produktivität zu steigern und so bessere Ergebnisse zu erzielen, wissen Russell Kenrick und Sidra Sammi.

Der Bereich L&D Learning and Development braucht also selbst Entwicklung. Und dies in Zeiten, in denen die Inflationsraten historische Höchststände erreichen. Obwohl die Unternehmen aufgrund des Fachkräftemangels weniger Ressourcen haben, Lieferketten ständig unterbrochen werden, ein globaler Rückgang des Wirtschaftswachstums zu verzeichnen ist und auch die Konsumausgaben durch die Inflation und die Lebenshaltungskosten stark beeinträchtigt sind.

All das hat verständlicherweise massive Auswirkungen auf die Entscheidung, in Aus- und Weiterbildungen zu investieren. Dabei bräuchte es gerade jetzt aufgrund der existenziellen Transformation und steigenden Nachfrage nicht nur nach digitalen Kompetenzen, eben jene Fähigkeiten und Fertigkeiten bei den Mitarbeitern. Eine Kernkompetenz ist dabei immer wieder das Projektmanagement, weil es hilft, die Effizienz von Teams zu maximieren, Ressourcen zu schonen, Kosten zu reduzieren und zu kontrollieren, Projekte termingerecht ablaufen zu lassen und letztlich mit weniger mehr zu erreichen.

6 Faktoren für ein erfolgreiches Projektmanagement und mehr Effizienz

1. Planung

Wie das Sprichwort sagt: Wer nicht plant, plant zu scheitern. Wer mit weniger mehr erreichen will, muss seine Zeit, seine Ressourcen, sein Budget und seine Ziele klug einteilen. Planung ist der Weg dorthin und gleichzeitig die Basis für jedes erfolgreiche Unternehmen und jedes erfolgreiche Projekt.

Sie ist eine Schlüsselkompetenz, die es Unternehmen und Teams ermöglicht, mit begrenzten Ressourcen und Budgets so umzugehen, dass die effektivsten Ergebnisse erzielt werden. Mit Hilfe von Zeitplänen und Meilensteinen können Fristen besser eingehalten und Zeitverluste vermieden werden.

Gleichzeitig hilft eine gute Planung, Risiken zu mindern und zu managen und Schlüsselprobleme leichter zu lösen. Planung ist auch wichtig, um die Leistung und die Erfolgsquote zu steigern. Dazu gehören die Festlegung und Priorisierung von Zielen, Aktivitäten und Aufgaben, die Definition von Bereichen innerhalb und außerhalb des Projektumfangs, die Zuweisung von Rollen und Verantwortlichkeiten und die enge Zusammenarbeit mit Teams und Interessengruppen.

2. Zeitmanagement

Ein gutes Zeitmanagement ist unerlässlich, um qualitativ hochwertige Aufgaben zu priorisieren, Zeitressourcen effizient zuzuweisen und Projekttermine einzuhalten. Dies wiederum trägt dazu bei, die finanziellen Kosten von Verspätungen und Terminüberschreitungen zu verringern und unerwartete Probleme wie unvorhergesehene Verzögerungen zu bewältigen.

Es ist auch wichtig für die Mitarbeiterbindung und die Arbeitsmoral. Beschäftigte, die aufgrund hoher Arbeitsbelastung und Zeitmangel regelmäßig nicht in der Lage sind, die ihnen übertragenen Aufgaben oder Projekte zu Ende zu führen, werden wahrscheinlich schnell gestresst, demotiviert und ausgebrannt sein und sich nach einem anderen Arbeitsplatz umsehen.

Mit weniger mehr erreichen bedeutet, die richtigen Leute im Team zu haben - und sie entsprechend zu motivieren und zu schulen, damit sie produktiv arbeiten können. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Zeitmanagement es allen ermöglicht, ihre Zeit besser zu nutzen, so dass jeder in kürzerer Zeit mehr erreichen kann und dabei seine eigenen Ressourcen und die der anderen schont. Die Teams sind motivierter und die Produktivität des gesamten Unternehmens steigt.

3. Risikomanagement

Wenn Risiken zu Problemen werden, können sie zu enormen Verzögerungen führen, die finanziellen Kosten erheblich erhöhen oder sogar das Ende eines Projekts bedeuten. Ein gutes Risikomanagement trägt daher in erster Linie dazu bei, die Wahrscheinlichkeit zu verringern, dass aus einem „Was wäre wenn...“ ein ernsthaftes Problem wird, das gelöst werden muss.

Zum Risikomanagement gehört die Risikoanalyse, die entscheidend dazu beiträgt, abzuschätzen, wie sich ein potenzielles Risiko auf das Projekt auswirkt, wenn es zu einem Problem wird - und was dagegen zu tun ist. Hinzu kommen Strategien zur Risikominderung sowie ein Notfallplan, der hilft, mit den negativen Folgen umzugehen, wenn ein Problem tatsächlich eintritt. Schließlich können Risiken nie vollständig eliminiert werden, daher muss eine Risikobereitschaft festgelegt werden, d.h. das Ausmaß und die Art der Risiken, die man bereit ist zu akzeptieren, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen.

Manche Projekte erfordern ein anderes Maß an Risikobereitschaft als andere, was bedeutet, dass Projektteams die richtigen Risikomanagementstrategien benötigen, um innerhalb dieser Parameter zu arbeiten. Alles in allem gilt: Je besser Sie Risiken managen können, desto weniger Probleme werden Sie auf dem Weg zum Projekterfolg haben. All dies ist entscheidend, um die zur Verfügung stehende Zeit optimal zu nutzen, Ressourcen zu sparen und mit weniger mehr zu erreichen.

4. Kommunikation

Der Erfolg eines Projekts hängt von einer klaren, offenen und effektiven Kommunikation innerhalb des Projektteams, zwischen den funktionsübergreifenden Teams und mit den Interessengruppen ab. Ist dies nicht der Fall, steigt die Wahrscheinlichkeit von Missverständnissen und Fehlern aufgrund mangelnder Abstimmung über Ziele und Aufgaben.

Das Ergebnis ist eine mangelhafte Aufgabenerfüllung, die letztlich die Effizienz verringert. Wenn stattdessen die Strategie, die Ziele, die Aufgaben und die Verantwortlichkeiten mit allen Beteiligten klar kommuniziert werden und ein Umfeld geschaffen wird, in dem alle nahtlos zusammenarbeiten und ihre Aufgaben erfüllen können, wird die Produktivität in die Höhe schnellen.

Wenn alle im Projektteam und darüber hinaus über die Werkzeuge und Einblicke verfügen, die sie benötigen, um wichtige Projektentscheidungen zu treffen und mögliche Widerstände zu minimieren, ist es einfacher, mit weniger Aufwand mehr zu erreichen. Sie benötigen weniger Zeit, um Fehler und Missverständnisse zu korrigieren, gewinnen leichter die Unterstützung der Stakeholder und helfen Ihrem Team, so produktiv wie möglich zu sein.

5. Budgetmanagement

Wenn Sie mit begrenzten finanziellen Ressourcen arbeiten, ist das Letzte, was Sie wollen, dass diese zu schnell aufgebraucht werden und das Projekt auf halbem Wege stecken bleibt. Budgetmanagement ist der Schlüssel zur Erstellung genauer Projektbudgets auf der Grundlage zuverlässiger Prognosen.

Darüber hinaus ist es wichtig, die Ausgaben zu überwachen, um sicherzustellen, dass das Budget nicht überschritten wird. Kontinuierliches Budgetmanagement ist auch wichtig, um fundierte Entscheidungen darüber treffen zu können, wo finanzielle Ressourcen eingesetzt werden sollen und wo Einsparpotenziale bestehen, um das Budget weiter zu entlasten.

Das Budgetmanagement hilft auch bei der Planung und Bewältigung unvorhergesehener Herausforderungen oder Probleme, die auftreten können - zum Beispiel, wenn die Kosten für Lieferanten unerwartet steigen. Schließlich ist Budgetmanagement der Schlüssel zur Stärkung des Vertrauens der Stakeholder. Wenn der Nutzen, der Wert und der potenzielle ROI ihrer Investition nachgewiesen werden können, sind die Stakeholder bereit, ihre begrenzten Mittel und Ressourcen für das Projekt bereitzustellen. Letztendlich gilt: Je mehr Kosten Sie einsparen, desto mehr können Sie mit Ihrem Budget erreichen.

6. Stakeholder-Management

Die Unterstützung der Stakeholder (oder deren Fehlen) kann über Erfolg oder Misserfolg eines Projekts entscheiden. Dies liegt zum einen daran, dass die Stakeholder die Macht haben, wichtige Ressourcen in das Projekt einzubringen, sei es in Form von Geld, Beratung oder anderen Dingen. Wenn Sie ihnen den Wert ihrer Beiträge und ihrer Zusammenarbeit beweisen können, werden sie eher bereit sein, in Ihr Projekt zu investieren. Wenn Sie das nicht können, werden sie wahrscheinlich ihre Unterstützung zurückziehen, Einwände erheben und den Zugang zu Ressourcen einschränken.

Zweitens: Wenn Sie es versäumen, wichtige Informationen weiterzugeben, Ziele abzustimmen und Erwartungen zu managen, können die Projektergebnisse enttäuschend ausfallen und die Stakeholder verunsichern. Stakeholder-Management ist daher unerlässlich, um die Stakeholder auf dem Laufenden zu halten und von ihnen die Informationen zu erhalten, die Sie für wichtige Entscheidungen benötigen.

Fazit: In den vergangenen Jahren haben die Unternehmen oft spekulativ in die Zukunft investiert. Heute wird eher nach dem Bedarf im Hier und Jetzt gefragt und sehr konzentriert vorgegangen. Die Investition in zentrale Projektmanagement-Kompetenzen ist ein wirksamer Weg für Organisationen, positive Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen zu erzielen und über die aktuellen Probleme hinaus vor allem langfristigen Erfolg zu generieren.

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