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Reisekosten bei Dienstnehmern


Reisekosten bei Dienstnehmern

Mag. Kurt WallnbergerWirtschaftsprüfer und Steuerberater, ist geschäftsführender Gesellschafter der TRUST Treuhand- und Steuerberatung GmbH mit Tätigkeitsschwerpunkten in der Beratung zur Steuerplanung und -strategie; Beratung im Stiftungsrecht; Beratung auf den Gebieten EDV-unterstützter Organisation, Finanzierungsberatung, steuerschonende Vermögensschaffung, Betreuung von Start-up‘s im Bereich Planung, Budgetierung und Finanzierung.
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Für eine Vielzahl von Dienstnehmern sind steuerfreie Reise- und Fahrkostenvergütungen wie Diäten und Kilometergelder ein wichtiger Bestandteil ihres Einkommens. Höchstgerichtliche Entscheidungen haben auf diesem Gebiet jedoch zu Einschränkungen geführt. Der Gesetzgeber hat darauf prompt reagiert und auch einige Änderungen zur bisherigen Rechtslage gesetzlich verankert.

Historisch gesehen stammen die Vergütungen für Verpflegungsmehraufwand und Ersatz für Reise- und Übernachtungskosten aus dem Beamtendienstrecht. Daraus abgeleitet fanden diese Vergütungen Eingang in die Kollektivvertragsverhandlungen und auch wenn diese im Kollektivvertrag nicht festgelegt sind, ist die steuerfreie Vergütung ein beliebtes Mittel, um das Nettogehalt von reisenden Dienstnehmern aufzufetten. Das ergab die absurde Situation, dass ein und die gleiche Reisetätigkeit bei Anwendung unterschiedlicher arbeitsrechtlicher Grundlagen einmal zu einem Steuervorteil führte, während ein Dienstnehmer, der in einem anderen Bereich tätig war, aufgrund fehlender kollektivvertraglicher Regelungen, seine Reisekostenersätze zu versteuern hatte. Daraus entstanden zahlreiche Interventionen und Rechtssprechungen.
Tagesgelder & SteuerfreiheitInfolge der Judikatur des Verwaltungsgerichtshofes wurde die Steuerfreiheit von Diäten bei Reisenden eingeschränkt. Davon ausgenommen blieben allerdings jene Fälle, in denen der Dienstreisebegriff in einer lohngestaltenden Vorschrift (wie Gesetz, Kollektivvertrag oder Betriebsvereinbarung) gesondert geregelt war. Die vorgesehenen Tagesgelder dürften mit maximal EUR 26,40 pro Tag ausbezahlt werden, soweit der Dienstnehmer darauf Anspruch hat. Diese von Lobbyisten erkämpfte Sonderregelung wurde allerdings vom Verfassungsgerichtshof mit 31. Dezember 2007 gekippt, weil dies eine unsachliche Differenzierung zwischen Arbeitnehmern war. Damit war zwar für alle Dienstnehmer Gleichheit geschaffen, allerdings führte das für die meisten Reisenden zu einer empfindlichen Einbuße bei der Entlohnung. Darauf hat der Gesetzgeber reagiert und nun eine neue gesetzliche Regelung beschlossen, die mit Beginn des Jahres 2008 in Kraft tritt. Diese solldie bisherige Praxis so gut wie möglich ersetzen.Wie bisher können Tagesgelder in Höhe von maximal EUR 26,40 pro Tag nach § 26 Z 4 EStG auch in Zukunft steuerfrei ausbezahlt werden – bei Dienstreisen mit täglicher Rückkehr, bis der Zielort zu einem weiteren Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit wird (nach 5 Tagen regelmäßiger oder nach 15 Tagen unregelmäßiger Wiederkehr) oder bei Dienstreisen mit unzumutbarer täglicher Rückkehr (ab 120 km Entfernung) bleiben längstens 183 Tage steuerfrei, erst dann ist von einem weiteren Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit auszugehen. Neu ist, dass Tagesgelder gemäß § 3 Abs 1 Z 16b EStG zeitlich unbegrenzt steuerfrei ausbezahlt werden können, wenn der Arbeitgeber zur Zahlung aufgrund einer lohngestaltenden Vorschrift verpflichtet ist.Dies ist für Außendiensttätigkeiten (z.B. Kundenbesuche, Servicedienste ...), Fahrtätigkeiten (Zustelldienste, Transportfahrten ...) und Baustellen- sowie Montagetätigkeiten außerhalb des Betriebsgeländes. Es können auch Tagesgelder für vorübergehende Tätigkeiten an einem Einsatzort in einer anderen politischen Gemeinde unbegrenzt steuerfrei ausbezahlt werden, wie etwa eine Schulung sowie eine Aushilfstätigkeit in einer anderen Filiale.
Kilometergeld & DienstreiseSollte eine Betriebsvereinbarung nicht möglich sein (bei Arbeitgebern mit weniger als 5 Mitarbeitern), gilt dann auch eine bindende Verein- Vereinbarung des Arbeitgebers mit allen Dienstnehmern als Verpflichtung. Das Tagesgeld kann in Zukunft auch nach Kalendertagen abgerechnet werden – dies gilt unabhängig vom Vorliegen einer lohngestaltenden Vorschrift. Die Aliquotierung der Auslandsreisen wurde an das Inland angepasst – ab 2008 steht hier auch ab 3 Stunden für jede angefangene Stunde ein Zwölftel des jeweiligen Landessatzes zu. Ab 2008 kann das Kilometergeld auch laut Gesetz nur bis zu einer gefahrenen Kilometerzahl von 30.000 pro Kalenderjahr (entspricht EUR 11.400,– steuerfrei ausbezahlt werden.Bei Dienstreisen, die von der Wohnung aus angetreten werden, kann ab 1. 1. 2008 für die Strecke von der Wohnung zur Arbeitsstätte das Kilometergeld nicht mehr steuerfrei ausbezahlt werden. Diese Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sind generell mit dem Verkehrsabsetzbetrag und mit der Pendlerpauschale abgegolten. Wird ein Arbeitnehmer vorübergehend einer neuen Arbeitsstätte zugeteilt oder entsendet, so können an ihn bis zum Ende des Kalendermonats, in dem diese Fahrten erstmals überwiegen, steuerfreie Kilometergelder für die Strecke zwischen Wohnung und neuer Arbeitsstätte ausbezahlt werden. Danach bezahlte Kilometerersätze gelten als Arbeitslohn, der steuerpflichtig ist. Für Fahrten zu einer Baustelle oder Montagetätigkeit gibt es allerdings eine Übergangsregelung: Diese stellen bis 31. 12. 2009 keine Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte dar und die Kilometergelder können steuerfrei ausbezahlt werden.Wenn ein Dienstnehmer zur Dienstverrichtung an einen Einsatzort entsendet wird, der von seinem Wohnort so weit entfernt ist, dass keine tägliche Rückkehr zumutbar ist, kann der Arbeitgeber die Fahrtkosten für höchstens eine Fahrt pro Woche steuerfrei auszahlen, sofern für die arbeitsfreien Tage kein steuerfreies Tagesgeld ausbezahlt wird (Familienheimfahrt). Die Unzumutbarkeit der täglichen Rückkehr wird in der Regel bei Entfernungen von mehr als 120 km angenommen. Die Regelung der Familienheimfahrten gilt ohne betragliche Begrenzung, auch für wöchtenliche Heimflüge ist die Bezahlung steuerfrei möglich. Neu ist in diesem Fall, dass kein Anspruch auf Zahlung aufgrund einer lohngestaltenden Vorschrift gegeben sein muss.
TIPPSollten Sie Reisekosen vom Dienstgeber nicht oder nicht zur Gänze ersetzt bekommen, so besteht die Möglichkeit, diese in der jährlichen Arbeitnehmerveranlagung geltend zu machen. Dabei gilt als Reise (im Unterschied zu den steuerfreien Diäten): mindestens 25 km einfache Wegstrecke und mindestens 3 Stunden Dauer. Zum Nachweis der gefahrenen Kilometer eignet sich ein Fahrtenbuch am besten. Zu beachten ist, dass die Finanz die Führung des Fahrtenbuches in einem Tabellenkalkulationsprogramm (z.B. Excel) ablehnt. Am sichersten ist hier noch immer das gute alte handschriftliche Fahrtenbuch.
Auch Selbständige können getätigte Reisen von der Steuer absetzen. Dabei gilt beim Kilometergeld: Wird der PKW zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt, sind die angefallenen Kosten anzusehen und daher auch die Belege für Tanken, Reparaturen u.s.w. zu sammeln. Bei betrieblicher Nutzung von unter 50 Prozent kommt das amtliche Kilometergeld zur Anwendung.

FACTBOXErlass zur Reisekostennovelle 2007
Am 17. September 2007 hat das Finanzministerium einen Erlass zur Reisekostennovelle 2007 publiziert, der in den nächsten Wartungserlass zu den Lohnsteuerrichtlinien eingearbeitet wird. Dieser Erlass (BMF-010222/0171-VI/7/2007) ist in der Findok abrufbar: findok.bmf.gv.at