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Dr. Susanne Baumann-Söllner, IAKW-AG: Das richtige Team macht den entscheidenden Unterschied

Susanne Baumann-Söllner leitet seit 2012 das Austria Center Vienna, Österreichs größtes Kongresszentrum, und kann Jahr für Jahr Rekordzahlen vermelden: 2018 wurde erstmals die 120.000 Teilnehmer-Marke erreicht – nicht zuletzt dank des EU-Ratsvorsitzes. Eine Erfolgsgeschichte für die IAKW und die Stadt Wien.

Ihnen obliegt seit 2012 die Leitung der IAKW AG – eine Zwischenbilanz nach mehr sechs Jahren?

Ich habe damals im Dezember 2012 die Leitung übernommen, 2013 beherbergte unser Haus gerade einmal vier internationale Großkongresse. Dabei ist unser Haus für internationale Kongresse bis zu 20.000 Personen absolut ideal, außerdem bringen internationale Gäste der Stadt und dem Land eine unglaubliche Umwegrentabilität! Gemeinsam mit den Mitarbeitern habe ich daher die Bedürfnisse dieser großen Kongresse erhoben und Strategien erarbeitet, um eine bessere internationale Auslastung zu erreichen. Durch gezielte Modernisierung von Gebäude, Räumlichkeiten und Technik sowie dem Fokus auf hohe Qualität konnten wir in den vergangenen Jahren jeweils Rekordzahlen bei Umsätzen und Teilnehmern erreichen. 2017 haben wir erstmals über 100.000 internationale Teilnehmer gezählt und damit die Zahl innerhalb von fünf Jahren verdoppelt. Heuer knacken wir mit 18 Kongressen die 120.000er Marke. Zusätzlich beherbergen wir den EU-Ratsvorsitz, was uns noch weitere 130 Veranstaltungen bringt. 

Was fasziniert Sie an Ihrer Tätigkeit? Welche Ziele haben Sie für heuer?

Es ist unglaublich spannend, ein Haus und ein Team, das unseren Kunden höchste Qualität bietet, zu entwickeln. Internationale Kongresse buchen drei bis zehn Jahre im Voraus, das erfordert auch ein entsprechendes Vordenken, was Trends und auch neue Generationen an Teilnehmern benötigen. Damit leisten wir einen ganz wesentlichen Beitrag zur Gestaltung des Kongressstandortes Wien.  Dabei müssen wir immer am Ball bleiben, denn das Kongressgeschäft ist ein international hart umkämpftes Umfeld. Umso mehr freut es mich, dass wir trotz großer internationaler Konkurrenz diese sehr positive Entwicklung nehmen konnten. An unserem nächsten großen Schritt arbeiten wir auch schon seit Jahren, nämlich an der Vorbereitung unseres großen Modernisierungsprojektes, das 2019 startet. Unter dem „donauSEGEL“ der neuen Überdachung unseres Vorplatzes, können auf 4.200 Quadratmetern – das entspricht etwas mehr als einem halben Fußballfeld - individuelle Veranstaltungsformate realisiert werden. In der veranstaltungsfreien Zeit entsteht hier ein neuer urbaner Treffpunkt für alle Wienerinnen und Wiener. Ein architektonisches Landmark entsteht, welches international seinesgleichen sucht. Dadurch werden wir zukünftig in der Lage sein, noch mehr internationale Teilnehmer nach Wien zu holen! 

Was waren Ihre Business-Highlights 2018?

Ein besonderes Highlight ist sicher die Beherbergung des EU-Ratsvorsitzes – er ist die größte Veranstaltung, die wir in unserer 30-jährigen Geschichte abwickeln. Wir sind sehr stolz, dass Europa in der zweiten Jahreshälfte auf Österreich, Wien und natürlich unser Haus schaut. Als „Permanente Konferenzfazilität“ beherbergen wir sehr viele Veranstaltungen, darunter zahlreiche Konferenzen mit hochrangiger politischer Beteiligung. Dabei bieten wir im Sinne eines „One-Stop-Shops“ alle Services – von den Räumen, über die Technik und das Mobiliar bis hin zum Catering – aus einer Hand an. Auch „image-mäßig“ hat diese Veranstaltung natürlich eine große Bedeutung für uns. Um es mit einem Vergleich zu probieren: Was für die Stadthalle der Song-Contest war, ist für uns der EU-Ratsvorsitz! 

Was zeichnet Wien als Kongressstadt und das Austria Center Vienna als Kongresslocation aus?

Wien hat ja schon historisch gesehen einen hervorragenden Ruf als Kongressstandort. Dazu besticht Wien durch sein einzigartiges kulturelles Angebot sowie die hohe Sicherheit und Lebensqualität. Als Drehscheibe zwischen West und Ost ist die Stadt außerdem sehr gut erreichbar. Als Österreichs größtes Kongresszentrum bringen wir unsere jahrelange Erfahrung mit internationalen Großkongressen ein, um diese auch weiterhin für Wien und unser Haus zu begeistern. Dabei arbeiten wir sehr eng mit dem Vienna Convention Bureau zusammen und kooperieren im Rahmen unseres Ambassadorenprogramms mit der heimischen Wissenschaft. Die vielseitige Architektur des Hauses – mit 24 Sälen und 180 Räumen – ist auch im internationalen Vergleich ein absolutes Alleinstellungsmerkmal. Wir können daher jedem Veranstalter ein absolut maßgeschneidertes Angebot mit individuellem Raumkonzept anbieten. Das sind alles Gründe, warum Wien als Kongressstandort im weltweiten Vergleich bei der Anzahl der internationalen Veranstaltungen auf dem zweiten Platz liegt – knapp hinter Barcelona! 

Welche Eigenschaften sind nötig, um als Managerin erfolgreich zu sein?

Wenn man mit Spaß und Leidenschaft seine Ziele verfolgt, hat man eine wichtige Grundvoraussetzung geschaffen, um beruflich erfolgreich zu sein. Mindestens genauso entscheidend ist dann aber auch, dass man beharrlich bleibt und diese positive Einstellung auch dann nicht aufgibt, wenn die Pläne nicht gleich so aufgehen wie geplant! Diese Begeisterung muss sich auch auf das Team übertragen. Ich persönlich habe die besten Erfahrungen mit einem starken Team gemacht, in dem jeder seine Expertise einbringt und alle Generationen vertreten sind. Das richtige Team macht immer den entscheidenden Unterschied. Zusätzlich trägt es sicherlich zum Erfolg bei, wenn man in Verhandlungen immer auch versucht, die Position und somit Motivation des Gegenübers zu verstehen und eine Win-Win-Situation anzustreben. Aus persönlicher Erfahrung kann ich außerdem jedem empfehlen, auf permanente Weiterbildung zu setzen, denn auch unser Arbeitsumfeld entwickelt sich ständig weiter. 

Was zeichnet für Sie gute Mitarbeiter aus? Wie beschreiben Sie Ihren Führungsstil, Ihre Arbeitsweise?

Ich hatte das große Glück, in meiner Vergangenheit tolle Führungskräfte zu haben, die mich gefordert UND gefördert haben. Das hat mich sehr stark geprägt und entspricht auch sehr meinem Führungsstil. Ich sehe mich als sehr geradlinig und transparent, daher zeige ich auch meinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter klar, was ich von ihnen erwarte: Dass sie – so wie ich – mit vollem Einsatz und positiver Einstellung das Beste für unser Unternehmen erreichen wollen! 

Ich setze mich dafür ein, dass sie dafür auch die bestmöglichen Rahmenbedingungen erhalten, etwa durch die Förderung der Vereinbarung von Beruf und Familie, individuelle Teilzeit- und Prämienmodelle oder attraktive Zusatzangebote wie etwa unserem hauseigenen Fitnessraum. Dies spiegelt sich auch in den jüngsten Auszeichnungen des Unternehmens z.B. bei „Great Place to Work“ wider.  Die hervorragenden Leistungen, welche mein Team in den letzten Jahren gezeigt hat, bestätigen etwas, was ich von Anfang an als Ziel formuliert habe: Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind die wichtigsten Ambassadoren des Unternehmens – sie sind das Gesicht nach außen und garantieren unseren Erfolg! 

Was war bisher Ihre größte berufliche Herausforderung?

In den vergangenen sechs Jahren waren das sicherlich einerseits das Konzipieren und dann das Aufstellen der Finanzierung unseres Modernisierungsprojektes „donauSEGEL“. Andererseits das Gewinnen des EU-Ratsvorsitzes für unser Haus mit der schier unschaffbaren Herausforderung, bereits seit Jahren fix gebuchte Großkongresse von Terminen, die für politische Tagungen vorgesehen waren, auf andere Termine zu verschieben. Beide Projekte haben meinen vollen Einsatz, sehr viele persönliche Gespräche und eine gute Portion Hartnäckigkeit erfordert. Gleichzeitig war ich aber auch privat gefordert, denn ich habe zwei noch sehr kleine Kinder. Daher war ich sehr froh, dass sich mein Mann und ich die Kinderbetreuung von Anfang an perfekt aufgeteilt haben. Und auch mein Team hat sich gerade in diesen Situationen einmal mehr als großartig erwiesen. Die Investitionen im Rahmen des EU-Ratsvorsitzes, die nun unseren Kunden zu Gute kommen, und das donauSEGEL sichern die internationale Topposition unseres Hauses und damit den Kongressstandort Österreich langfristig ab. Darauf bin ich richtig stolz. 

Foto: IAKW-AG, Andreas Hofer

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